Bu yazımızda, sunduğumuz hizmetin, yalnızca üretim sözleşmesinin hazırlanmasından ibaret olmadığı; Türkiye’deki üretici ile birebir görüşmelere aktif katılım sağlandığı, üretim sahasının yerinde ve fiilen incelendiği, şirketin hukuki, ticari ve mali geçmişinin araştırıldığı ve elde edilen somut tespitlerin sözleşme hükümlerine yansıtıldığı ve sözleşmeye ek olarak alacakların teminat altına alındığı hususlarını içermektedir. Gerekli görülmesi halinde tarafların yükümlülüklerinin güvence altına alınması amacıyla ilave protokollerin düzenlenmesi ve kanunlarda özel olarak düzenlenen uygun teminat mekanizmalarının tesis edilmesi de tarafımızca sağlanmaktadır. Böylece üretim sürecine başlanmadan önce risklerin tespit edilmesi, taraflar arasındaki ticari ilişkinin doğru yapılandırılması ve olası uyuşmazlıkların en baştan önlenmesi hedeflenmekle birlikte olası alacak kalemleri önceden güvence altına alınmaktadır.
Sözleşmeden Önce Bilinmesi Gereken Hukuki ve Ticari Riskler
Yurt dışından Türkiye’deki bir üreticiyle çalışmaya başlarken en sık yapılan hatalardan biri, tüm sürecin yalnızca dijital kanallar üzerinden yürütülmesidir. Ürün fotoğrafları, yazışmalar ve hatta kargo yoluyla gönderilen numuneler tek başına güvenilir ve sürdürülebilir bir iş ilişkisi kurulması için yeterli bir zemin oluşturmaz.
Bunun arkasında dört temel gerçeklik yatar:
- Showroom başka, üretim başka yerde olabilir.
Ziyaret edilen tesis yalnızca müşteri ağırlama amacıyla kurulmuş olabilir; asıl üretim farklı bir adreste, farklı koşullarda gerçekleştirilebilir.
- Aracı firma kendini üretici gibi tanıtabilir.
Türkiye’de pek çok aracı, asıl üreticiyi devre dışı bırakmak ve marjını korumak için gerçek üretici gibi davranabilir.
- Kapasite olduğundan büyük gösterilebilir. Verilen teslim süreleri ve üretim kapasitesi rakamları çoğunlukla gerçeği yansıtmamakta; siparişler taşerona devredilerek kalite ve süre kontrolü ortadan kalkmaktadır.
- Numune ile seri üretim aynı olmayabilir.
Numune el emeğiyle özenle hazırlanırken seri üretim farklı malzeme veya işçilikle gerçekleştirilebilir.
Sözleşme Tek Başına Her Zaman Yeterli Değildir
İyi hazırlanmış bir sözleşme elbette önemlidir; ancak uyuşmazlık çıktığında karşı tarafın gerçek üretim kapasitesi ve malvarlığı çok daha belirleyici hale gelir. Tahsil edilemeyen bir alacakta güçlü bir sözleşme tek başına yeterli olmayabilir. Dava kazanmak ile tahsilat yapmak birbirinden çok farklı iki sonuçtur.
Türk hukukunda bir mahkeme kararı almak icra takibi başlatmak; haciz uygulamak ve nihayet alacağı tahsil etmek — bunların her biri ayrı bir süreç, ayrı bir zaman ve ayrı bir masraftır. Karşı tarafın haczedilebilecek bir malvarlığı yoksa, en sağlam sözleşme bile kağıt üzerinde kalır.
Bu nedenle sözleşme aşamasında yalnızca hak ve yükümlülüklerin yazıya dökülmesi değil; üreticinin tahsil kabiliyetinin önceden tespit edilmesi ve gerekirse uygun teminat mekanizmalarının kurulması gerekmektedir.
Üretici Hakkında Araştırılması ve İncelenmesi Gereken Hususlar
Bir üreticiye sipariş verilmeden önce, aşağıdaki soruların yanıtlarının somut ve doğrulanabilir şekilde elde edilmesi gerekir. Bu araştırma yalnızca resmi kayıtların incelenmesiyle sınırlı kalmamalı; aynı zamanda sahada yapılacak fiili kontroller ve yerinde gözlemlerle de desteklenmelidir.
Gerçekten üretici mi?
Üreticinin aracı mı yoksa doğrudan asıl imalatçı mı olduğu; ticaret sicili, faaliyet kayıtları ve sair resmi veriler üzerinden araştırılmalı, ayrıca üretim yerinde yapılacak incelemelerle fiilen doğrulanmalıdır.
Üretim adresi neresi?
Ticaret sicilindeki adres ile fiili üretim yeri her zaman aynı olmayabilir. Ticaret sicilinde kayıtlı adres, şirketin merkez adresi, muhasebe adresi, ofis adresi veya yalnızca yazışma adresi olabilir. Buna karşılık üretimin fiilen gerçekleştirildiği yer farklı bir fabrika, atölye, depo, sanayi sitesi veya taşeron üretim alanı olabilir.
Bu nedenle yalnızca şirket merkez adresinin bilinmesi yeterli değildir. Üretimin gerçekten nerede yapıldığı, bu yerin üretim faaliyetine uygun olup olmadığı ve sipariş konusu ürünün bu adreste üretilip üretilemeyeceği ayrıca incelenmelidir.
Ticaret sicilinde kayıtlı adres ile üretimin fiilen gerçekleştirildiği yerin örtüşüp örtüşmediği kontrol edilmeli; farklılık bulunması halinde bu durumun nedeni ve ticari ilişki açısından yaratabileceği riskler ayrıca değerlendirilmelidir.
İhracat deneyimi var mı?
Yurt dışına gönderilecek ürünlerde üreticinin ihracat deneyimi ayrıca önem taşır. Çünkü ihracat süreci yalnızca ürünün üretilmesinden ibaret değildir. Ambalajlama, etiketleme, gümrük belgeleri, teslim şekilleri, lojistik planlama, ürün standartları ve uluslararası müşteri beklentileri ayrı bir tecrübe gerektirir.
Daha önce ihracat yapmış bir üretici, ürünün hangi belgelerle sevk edileceğini, paketleme ve etiketleme süreçlerinin nasıl yürütüleceğini, teslim şekillerinin ne anlama geldiğini ve yurt dışındaki alıcıların hangi kalite kriterlerini beklediğini daha iyi bilir.
Buna karşılık ihracat deneyimi olmayan bir üretici, iyi ürün üretebilse dahi sevkiyat, belge düzeni, teslim tarihi ve uluslararası ticari teamüller bakımından sorun yaşatabilir. Bu nedenle üreticinin daha önce hangi ülkelere ihracat yaptığı, hangi ürün gruplarında çalıştığı ve benzer siparişleri başarıyla tamamlayıp tamamlamadığı araştırılmalıdır.
Şirket aktif mi ve temsil yetkilisi kim?
Sözleşme yapılacak şirketin ticaret sicil kayıtları incelenmeli şirketin aktif olup olmadığı, faaliyet konusu, ortaklık yapısı, yönetim organı ve temsil yetkilileri belirlenmelidir.
Uygulamada görüşmeleri yapan kişi ile şirketi hukuken temsil etmeye yetkili kişi farklı olabilir. Bu nedenle sözleşmeyi imzalayan kişinin şirket adına bağlayıcı işlem yapma yetkisine sahip olup olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir.
Yetkisiz kişi tarafından imzalanan sözleşmeler, ileride sorumluluğun tespiti ve alacağın tahsili bakımından ciddi sorunlara yol açabilir. Ayrıca ödeme yapılacak banka hesabının da sözleşme tarafı olan şirkete ait olup olmadığı kontrol edilmelidir.
Hakkında icra takibi, haciz veya dava kaydı var mı?
Üreticinin mali durumu ve ticari güvenilirliği değerlendirilirken hakkında mevcut icra takipleri, hacizler, konkordato süreci, iflas kaydı veya yoğun borçluluk göstergeleri bulunup bulunmadığı araştırılmalıdır.
Bir şirket hakkında icra dosyası bulunması tek başına o şirketle çalışılamayacağı anlamına gelmez. Ancak çok sayıda icra takibi, ödenmemiş borçlar veya haciz kayıtları, üreticinin mali açıdan zor durumda olabileceğini gösterebilir.
Malvarlığı durumu var mı?
Üreticinin malvarlığı durumu, olası bir uyuşmazlıkta alacağın tahsil edilebilirliği bakımından kritik öneme sahiptir. Çünkü güçlü bir sözleşme ve lehe mahkeme kararı olsa dahi, karşı tarafın haczedilebilir malvarlığı bulunmuyorsa tahsilat yapmak oldukça zorlaşabilir.
Bu nedenle sözleşme öncesinde üreticinin adına kayıtlı taşınmaz, araç, makine, ekipman, banka hareketliliği, ticari faaliyeti ve genel ödeme kabiliyeti hakkında mümkün olan ölçüde araştırma yapılmalı ve teminat altına alınmalıdır.
Malvarlığı bulunmayan, yalnızca kâğıt üzerinde faaliyet gösteren veya tüm üretim araçları üçüncü kişilere ait olan bir şirketle yüksek bedelli üretim ilişkisine girilmesi ciddi risk yaratır. Bu gibi durumlarda teminat alınması, ödeme planının aşamalara bölünmesi veya sözleşmeye ek güvence hükümleri konulması gerekebilir.
Fabrika veya Üretim Alanının Yerinde İncelenmesi
Belgelerin ve sicil kayıtlarının ötesinde, bir üreticinin gerçek kapasitesini anlamanın tek yolu sahaya inmektir. Üretim kapasitesi kağıt üzerinde anlaşılmaz.
- Numune ile seri üretim çoğunlukla aynı değildir. Numune özenle hazırlanmış olabilir; seri üretimde kullanılan malzeme ve işçilik bambaşka olabilir.
- Üretim hattının gerçekten mevcut olup olmadığı kontrol edilmelidir. Fabrika gezintisi sırasında sunulan makine ve ekipmanlara bakılarak kapasite değerlendirmesi yapılabilir.
- Bazı firmalar yalnızca aracılık yapmaktadır. Söz konusu firmalar siparişi alır, üretimi başka yerlere devreder; siz ise kalite ve teslim süresini kaybedersiniz.
- Üreticinin kendini çok iyi pazarlaması, iyi üretici olduğu anlamına gelmez. Web sitesi, katalog ve tanıtım materyalleri yatırım alabilir; üretime ayrılan kaynak ise son sırada kalabilir.
5. Türkiye’de Üretim Yaptırırken Sözleşmede Bulunması Gereken Temel Maddeler
Üretici seçimi ve ön inceleme tamamlandıktan sonra, taraflar arasındaki ilişkinin yazılı bir sözleşme ile güvence altına alınması gerekir. Ancak bu sözleşmenin yalnızca genel hükümlerden ibaret olmaması, üretim sürecine özel maddeler içermesi önemlidir.
Teknik şartname
Üretilecek ürünün ölçüsü, malzemesi, rengi, modeli, gramajı, ambalajı, etiketi ve diğer teknik özellikleri açıkça belirtilmelidir. “Numuneye uygun üretim” ifadesi tek başına yeterli olmayabilir. Numunenin ne olduğu, hangi tarihli numunenin esas alınacağı ve teknik özelliklerin nasıl belirlendiği yazılı hale getirilmelidir.
Kalite standardı
Ürünün hangi kalite standardına uygun üretileceği belirlenmelidir. Ayıplı, eksik, hatalı veya standart dışı üretim halinde alıcının hangi haklara sahip olacağı sözleşmede açıkça düzenlenmelidir.
Teslim süresi
Teslim tarihi, teslim yeri, teslim şekli ve gecikme halinde uygulanacak sonuçlar net olmalıdır. Özellikle ihracat bağlantılı siparişlerde teslimde yaşanacak gecikmeler, alıcının kendi müşterileri nezdinde de zarara uğramasına neden olabilir.
Cezai şart
Üreticinin sözleşmeye aykırı davranması, geç teslim yapması, eksik veya ayıplı ürün teslim etmesi halinde uygulanacak cezai şartlar belirlenmelidir. Bu hükümler, üreticinin yükümlülüklerini ciddiyetle yerine getirmesi açısından önemlidir.
Gizlilik
Ürün tasarımı, marka bilgisi, müşteri portföyü, fiyat politikası, kalıp ve üretim detayları ticari sır niteliğinde olabilir. Bu nedenle üreticinin bu bilgileri üçüncü kişilerle paylaşmaması ve kendi lehine kullanmaması için gizlilik hükümleri düzenlenmelidir.
Kalıp, model ve tasarım mülkiyeti
Üretimde kullanılacak kalıp, çizim, model, logo, tasarım veya teknik dokümanların kime ait olduğu açıkça belirtilmelidir. Aksi halde üretici, alıcıya ait tasarımı daha sonra başka müşteriler için kullanabilir.
Ödeme planı ve teminat
Ödeme şekli mutlaka üretim aşamalarına göre kurgulanmalıdır. Tüm bedelin peşin ödenmesi, özellikle ilk kez çalışılan üreticilerde ciddi risk yaratabilir. Gerekli durumlarda teminat mektubu, kefalet, çek, senet veya başka teminat mekanizmaları değerlendirilmelidir. Bu husus taraflar arasında imzalanan sözleşmeye uygun şekilde entegre edilmelidir.
Denetim ve kontrol hakkı
Alıcının veya temsilcisinin üretim sürecini kontrol edebilmesi, üretim alanını ziyaret edebilmesi ve sevkiyat öncesi ürünleri inceleyebilmesi sözleşmede düzenlenmelidir. Bu hüküm, yalnızca uyuşmazlık halinde değil, sorun çıkmadan önce müdahale edebilmek için de önemlidir.
Uyuşmazlık çözümü
Taraflar arasında uyuşmazlık çıkması halinde hangi mahkemenin veya tahkim merkezinin yetkili olacağı belirlenmelidir. Yurt dışı bağlantılı işlerde uygulanacak hukuk, yetkili mahkeme, tahkim şartı ve tebligat adresleri özel olarak değerlendirilmelidir.
Yukarıda sayılan tüm bu adımlar üreticinin gerçek kimliğinin tespiti, ticari sicil ve icra kayıtlarının taranması, malvarlığı ve tahsil kabiliyetinin değerlendirilmesi, fabrikanın bizzat yerinde incelenmesi ve nihayet sağlam bir sözleşmenin kurulması büromuzun yurt dışında ikamet eden firmalara sunduğu hizmetin tam olarak özüdür.
Bu kapsamda sunduğumuz hizmet, yalnızca üretim sözleşmesinin hazırlanmasından ibaret olmayıp; Türkiye’deki üretici ile birebir görüşmelerin gerçekleştirilmesini, üretim sahasının yerinde ve fiilen incelenmesini, şirketin hukuki, ticari ve mali geçmişinin araştırılmasını ve elde edilen somut tespitlerin sözleşme hükümlerine yansıtılmasını içermektedir. Sözleşmelere ek olarak, alacaklar veya cezai şartlar gibi ekonomik hususların da teminat altına alınmasını hizmetini içermektedir. Sözleşme sadece taraflar arasındaki hususları belirlerken ek olarak kanunlarda özel olarak belirtilen belgelerin düzenlenmesi alacaklarınızı teminat altına almaktadır. Böylece üretim sürecine başlanmadan önce risklerin tespit edilmesi, taraflar arasındaki ticari ilişkinin doğru yapılandırılması ve olası uyuşmazlıkların en baştan önlenmesi hedeflenmektedir.
Amacımız, sipariş verilmeden önce riski görünür kılmak; sorun çıktığında da elinizde yalnızca bir kağıt parçası değil, gerçek bir koruma bulunmasını sağlamaktır.